Instrumentos de Prevenção à Fraude

O tema do texto de abertura deste blog não poderia ser mais pertinente aos dias atuais.

A prevenção de fraudes é tema cada vez mais presente e que passou a ser objeto de preocupação nas organizações, sobretudo após a operação lava-jato, deflagrada em março de 2014, e os recentes escândalos de corrupção.

É importante definirmos a diferença entre fraude e erro. A fraude é compreendida por um ato ou uma conduta ilícita de forma intencional. Ao passo que, o erro é um ato não intencional, em decorrência de falta de conhecimento ou desatenção do indivíduo.

Quando falamos em prevenção à fraude, podemos contar com instrumentos aliados que sustentarão esse processo, como falaremos a seguir. No entanto, nenhuma das ações propostas surtirá o resultado esperado se a alta administração não atuar em defesa do tema na empresa. O “Tone at the top” é fator crucial para que um programa de Compliance seja considerado efetivo em uma companhia. O corpo diretivo da companhia deve mostrar-se engajado e motivado com as questões de Compliance. Partindo do princípio que muitos líderes são vistos como referência para inspiração de muitos profissionais, é essencial que os líderes pratiquem bons exemplos e os disseminem por toda a organização.

Faz parte da prevenção à fraude, implementar e fortalecer a cultura da ética na empresa. A ética deve estar presente em todas as ações das companhias, resultando em negócios sustentáveis do ponto de vista ético.

De acordo com a teoria do triângulo da fraude, de Cressey (1953), a fraude é motivada por três fatores:

Racionalização – Momento que o indivíduo racionaliza a situação e entende como aceitável o ato fraudulento

Pressão – Situação de dificuldade financeira ou problemas pessoais que levam o indivíduo a pensar em cometer atos fraudulentos contra a empresa na qual trabalha.

Oportunidade – Considera-se o momento adequado para o fraudador cometer o ato ilícito. Aqui, devemos levar em conta que o fraudador tem por característica a curiosidade e é um conhecedor de todos os sistemas e processos da empresa, bem como das deficiências existentes nos controles internos para mitigação de fraudes. E é neste momento que surge a oportunidade para a fraude.

Somado à cultura ética, a empresa deve implementar instrumentos preventivos. Nesse sentido, destaca-se o código de conduta, cuja ferramenta deve refletir os valores da empresa e fazer referência às principais políticas da empresa. Podemos compreender que o código de conduta também é um guia que determina os comportamentos que levam a empresa a uma situação de exposição aos diversos riscos. O código de conduta deve ser elaborado de forma que todos possam ter o mesmo entendimento. Comumente, as empresas concentram as ações de comunicação somente quando o código de conduta é lançado ou atualizado. Aqui, recomenda-se que a comunicação do código de conduta deve ser sempre viva na organização, ou seja, deve haver uma continuidade das ações de comunicação.

A prevenção e combate à fraude inclui também investimentos em controles internos. A existência dos controles preventivos não elimina por completo o risco de fraude, no entanto, os controles efetivos mitigam a oportunidade do risco de fraude, uma vez que desencorajam aqueles com maior disposição a cometer fraudes. Não basta somente a existência dos controles, é importante que haja uma ação continuada de monitoramento, de revisão dos controles internos, uma vez que os processos e procedimentos mudam e pessoas entram e saem da organização.

As empresas devem contar ainda com a existência de políticas com diretrizes claras de prevenção, detecção e respostas aos atos de fraudes. As políticas são vistas como guias detalhados de assuntos específicos que regem o comportamento dos funcionários que fazem uso do tema.

Uma vez que as políticas tenham sido publicadas, é importante aplicar treinamentos direcionados para as áreas de interesse, a fim de garantir que todos estejam alinhados no entendimento do tema. É importante que os treinamentos e comunicações sejam adequados às necessidades e momentos da empresa. Se a empresa está em fase inicial e construindo uma cultura de Compliance, é recomendável que os treinamentos sejam voltados para preencher esta lacuna existente, contribuindo para implantação da cultura. Se a cultura de Compliance já existe, os treinamentos devem ser direcionados para reforçar a cultura ou aprimorá-la.

Todas as ações recomendadas neste artigo contribuem para construir um ambiente de prevenção à fraude. Contudo, tais ações nunca serão efetivas se os dirigentes, executivos não se conscientizarem das vulnerabilidades às quais a empresa está exposta e da necessidade de implantação e fortalecimento da cultura ética em todos os níveis da empresa. Mais do que nunca, a alta administração deve praticar e perpetuar bons exemplos pautados na ética, de maneira que essas ações possam ser vistas por todo o corpo funcional. É preciso que os gestores tomem consciência que todas as medidas preventivas recomendadas contribuem para a sobrevivência e a perenidade da empresa. Temos exemplos recorrentes que mostram que o preço pago pela não aderência aos valores éticos (estimulados ou não pela companhia) é alto, dado que as consequências podem ser desde a redução da lucratividade até uma exposição negativa da imagem da empresa.